Онлайн-касса передаёт данные о продажах в налоговую через интернет в момент расчёта. Разберём, кому она нужна, кому не нужна и на что смотреть при покупке.
Кому нужна онлайн-касса
Касса обязательна, когда вы принимаете деньги от клиентов — физических лиц наличными, картой или онлайн. Это касается большинства ИП и организаций на УСН, ОСН и патенте.
- Торговля, кафе, услуги, ремонт — касса нужна.
- Работа только с юрлицами по безналу — в ряде случаев касса не нужна, но это зависит от способа оплаты. Сверяйтесь с правилами 54-ФЗ.
- Дистанционные продажи принято фиксировать через интернет-эквайринг с автоматической отправкой чека.
Кто может работать без кассы
- Самозанятые — чеки формирует приложение «Мой налог», касса не нужна.
- Отдельные виды деятельности с послаблениями (уточняйте перечень для своего случая).
- Бизнес в труднодоступных местностях — при соблюдении условий, с выдачей документа строгой отчётности.
Как устроена касса
Онлайн-касса — это кассовый аппарат с фискальным накопителем (ФН) и договором с оператором фискальных данных (ОФД). Каждые деньги попадают в налоговую в автоматическом режиме.
| Компонент | Что делает |
|---|---|
| Кассовый аппарат | Печатает чек и передаёт данные |
| Фискальный накопитель (ФН) | Шифрует и хранит фискальные данные |
| ОФД | Передаёт данные в ФНС и хранит копии |
Как выбрать кассу
- Определите объём продаж: для магазина нужна стационарная, для курьера — мобильная.
- Выберите фискальный накопитель: 15 месяцев обычно хватает, 36 месяцев — при небольших оборотах.
- Проверьте интеграцию с учётом и интернет-магазином, если он есть.
- Заключите договор с ОФД — можно оформить онлайн.
Регистрация кассы
Кассу регистрируют через сайт ФНС: в личном кабинете заполняете данные аппарата и фискального накопителя, касса получает регистрационный номер и через ОФД отправляет чек о регистрации. Процесс занимает обычно несколько минут.
Совет: не забудьте снять кассу с регистрации, если закрываете бизнес, — иначе налоговая будет ждать отчёты от неработающего аппарата.
Штрафы за работу без кассы
За неприменение кассы при обязательных расчётах возможен административный штраф: для ИП он существенно меньше, чем для организации, но при повторных нарушениях растёт. При сдаче чека с опозданием или неполными реквизитами — отдельные штрафы.
О платежах, приёме карт и банковских услугах — в разделе о банках и сервисах.