Кадры — та часть бизнеса, где ошибки стоят дороже всего: штрафы за каждый неправильный документ, споры с сотрудниками и доначисления. Разберём весь путь сотрудника в компании — от подписи в договоре до расчёта при увольнении.
1. Приём на работу
Приём начинается с трудового договора. Его нужно заключить письменно ещё до фактического допуска сотрудника к работе — иначе отношения всё равно признают трудовыми, но уже с нарушениями. Оформление обычно занимает несколько дней, а сама дата начала работы прописывается в договоре.
Базовый порядок приёма:
- Трудовой договор — два экземпляра: один сотруднику, один остаётся у вас. В нём фиксируются должность, оклад, режим работы, место работы и условия труда.
- Приказ о приёме — можно оформить по унифицированной форме или по своему шаблону. С приказом сотрудника знакомят под подпись.
- Необходимые документы — паспорт, СНИЛС, документ об образовании (если важна квалификация), трудовая книжка или сведения о трудовой деятельности, для военнообязанных — воинский учёт.
- Уведомление — сведения о приёме подаются в Социальный фонд: раньше это были формы СЗВ-ТД и ЕФС-1. Актуальные сроки и форматы смотрите в календаре отчётности.
- Медосмотры — обязательны для отдельных категорий: общепит, торговля продуктами, водители, работа с детьми, вредные условия. Для обычного офисного сотрудника осмотр не нужен.
Если сотрудник первый, стоит заранее оценить, во сколько он обойдётся: оклад — это только часть расходов, сверху идут взносы и НДФЛ. Посчитайте в калькуляторе стоимости сотрудника.
2. Кадровые документы
Не все документы обязательны для микробизнеса, но этот набор закрывает большинство проверок. Часть из них достаточно иметь в виде утверждённых локальных актов.
| Документ | Зачем нужен | Обязателен |
|---|---|---|
| Трудовой договор | Фиксирует условия работы и оплаты | Всегда |
| Приказ о приёме | Оформляет факт приёма на должность | Всегда |
| Штатное расписание | Оклады и структура должностей | При наличии нескольких сотрудников |
| Правила внутреннего трудового распорядка | Режим работы, дисциплина, поощрения | Формально обязательны, у микробизнеса часто в договоре |
| График отпусков | Планирование отпусков на год | Обязателен, утверждается заранее |
| Личные карточки | Учёт данных сотрудника | Рекомендуется |
| Должностные инструкции | Конкретные обязанности работника | Рекомендуются |
Ведите документы по единым шаблонам и храните подписанные версии. Тогда при проверке вы покажете весь пакет без поиска «потерянных» бумаг.
3. Отпуска, больничные и декреты
Эти события появляются у каждого работодателя, и важно не сбиться со сроками и правилами оплаты.
- Ежегодный отпуск — минимум 28 календарных дней за рабочий год. Оплатить нужно не позже чем за 3 календарных дня до начала. Порядок отпусков закрепляют в графике.
- Больничный — оплачивается на основании электронного листка нетрудоспособности. Первые дни оплачивает работодатель, дальше — Социальный фонд. Больничный по уходу за ребёнком оплачивается фондом.
- Декрет — отпуск по беременности и родам (обычно 140 дней) и по уходу за ребёнком до 1,5 лет. Пособия выплачивает Социальный фонд, работодатель только передаёт сведения и оформляет отпуск.
- Компенсация за отпуск — при увольнении выплачивается за все неиспользованные дни. Заменить деньгами можно только дни свыше 28.
Сроки отчётности и выплат сдвигаются из-за выходных — сверяйтесь с календарём и не платите пени.
4. Увольнение
Основания увольнения различаются по процедуре, но алгоритм один: правильно оформить документы и рассчитаться в последний рабочий день.
| Основание | Как оформляется | Особенности |
|---|---|---|
| По собственному желанию | Заявление за 14 дней, приказ, расчёт | Сотрудник может отозвать заявление до последнего дня |
| По соглашению сторон | Соглашение, приказ, расчёт | Дата и компенсация — как договорятся |
| За проступок | Акт, объяснительная, приказ | Нужны доказательства и соблюдение сроков |
В последний рабочий день выдайте трудовую книжку или сведения о трудовой деятельности, полный расчёт: зарплату, компенсацию за отпуск и иные положенные суммы. Задержка расчёта — повод для штрафа и процентов. Если возник спор о нарушении прав работника, полезны материалы о трудовых спорах.
5. Частые ошибки и штрафы
- Работа без договора — фактический допуск без оформления грозит крупным штрафом, а отношения признают трудовыми.
- Отпуск «в конверте» — отпускные вместо установленного срока или без письменного оформления.
- Неверный расчёт при увольнении — неоплаченная компенсация за отпуск или задержка выплаты.
- Пропуск кадровых уведомлений — несвоевременная подача сведений о приёме и увольнении в фонд.
- Зарплата ниже МРОТ и несоблюдение сроков её выплаты.
Штрафы по кадровым нарушениям обычно накладываются на каждое нарушение отдельно и могут накапливаться. Смотрите разбор в статье о штрафах для бизнеса, а про отчисления с зарплаты — в материале о страховых взносах.